GUIDE DES ASSOCIATIONS

Afin d'améliorer les relations entre les associations et la collectivité, la municipalité souhaite vous communiquer quelques informations vous permettant de faire vos démarches administratives en toute sérénité.

Les associations marcellinoises sont très nombreuses à  solliciter le service de la vie locale et les élus. Il existe un circuit de validation en mairie pour chaque demande et nous ne pouvons pas réduire ce temps. Nous vous remercions par avance de votre compréhension pour le délai  de réponse. Nous essayons de satisfaire au mieux toutes vos requêtes.

Par exemple : quand vous faites une demande de banderoles, vous remplissez l'imprimé correspondant, il est enregistré en mairie, ensuite il est visé par l'élu en charge de cette délégation, il est ensuite donné à  l'agent en charge de la vie locale et seulement ensuite vous recevez une réponse.

De même pour une demande de réservation de salle, vous faites un mail, ensuite l'agent vérifie si la salle demandée est disponible aux horaires et jours proposés. Si ce n'est pas le cas, nous essayons de voir s'il est possible de vous attribuer une autre salle en fonction de la nature de votre réunion, manifestation. L'élu donne ensuite son accord ou pas qui revient vers l'agent qui vous répond ou rédige un contrat de location.

Mais comme vous vous doutez bien, votre demande n'est pas la seule à gérer donc cela nécessite un peu de temps et de compréhension de votre part.
Afin de lier efficacité et bonnes relations, la municipalité a créé un formulaire récapitulatif unique dans lequel vous pourrez regrouper toutes vos demandes. Nous vous demandons de le remplir et le déposer à l'accueil de la mairie (l'agent d'accueil transmettra vos documents à  l'agent en charge de la vie locale) accompagnées des éventuelles annexes correspondantes remplies et signées et chèques de cautions demandés.

Suite à  vos propositions et pour faciliter la gestion, il vous sera demandé cette année de produire :
- un chèque de caution annuel pour :
- la réservation de salle d'un montant de 850 €,
- le ménage d'un montant de 150 €
- la mise à disposition de vaisselle pour 80 €
- une attestation d'assurance de responsabilité civile et locative
 
Lorsque vous allez organiser une manifestation, nous vous demanderons de remplir un formulaire récapitulatif avec les annexes correspondantes remplies et signées. Tout dossier non rempli et non signé correctement ne sera pas traité et sera retourné à  son expéditeur.
Nous avons essayé de vous donner un maximum d'informations dans les pages suivantes :
- Missions de l'association
- Missions de la commune
- Les salles
- Demande de matériel
- Communication
- Demande de reprographies de documents
- Pose de banderoles
- Demande de subvention exceptionnelle
 
Si vous aviez besoin d'informations complémentaires, n'hésitez pas à  nous contacter par mail à  l'adresse suivante : sandrine.marie@saintmarcellinenforez.fr